O atraso de produção é um dos problemas mais comuns que a gente percebe e encontra dentro das fábricas, principalmente aquelas empresas que atendem o cliente final e executam a parte do serviço como montagem e a entrega da obra finalizada na casa do cliente.
Separamos 6 dicas que são fundamentais e que bem aplicadas elas tendem a resolver 99% das incidências de atraso:
Dica 1 – Tenha claro o qual é o gatilho que dispara o prazo
É comum existir uma confusão de saber quando o prazo de entrega começa. Quando todas as informações estão de posse da fábrica? Quando o cliente assina o contrato? Quando ele paga? Por isso é interessante que haja um padrão para esse gatilho e se ajuste a partir deste evento. Porque se a cada caso for definido um evento diferente para disparar o prazo de entrega fica difícil envolver a equipe, monitorar e fazer a gestão adequada desse bit time que vai acontecer dali para frente que é a caminhada até o prazo final.
Dica 2 – Fracione o prazo em etapas
Focar apenas no prazo final é um erro. Quando focarmos apenas na última data que aparece no nosso cronograma, a tendência é que a gente só se dê importância para um possível atraso quando estiver perto de chegar nesta data e assim fica difícil é da gente criarmos alternativas para compensar alguma perda que aconteceu ao longo do processo. Então não foque só na data de entrega, é necessário ter esse processo dividido em etapas.
Então se fracionarmos esse processo em etapas, dividir em fases que tem que acontecer para que a data final seja cumprida, tudo fica mais simples. A gente pode monitorar essas datas e ter um poder de ação mais pontual durante o processo e não somente no final.
Dica 3 – Defina um tempo para cada etapa.
Quando separamos essa linha do processo em etapas é interessante que a gente estipule um tempo para que essa etapa seja executada pelas pessoas que estarão envolvidas com elas. Se não ocorrer o fracionamento, as datas vão se empurrando para o final e os últimos do processo são os que acabam absorvendo as deficiências que aconteceram anteriormente.
Se você tem 10 dias de produção e 5 dias de compras, quanto tempo você tem para definir quais são os materiais que serão necessários ou os que não serão. Dependendo da necessidade, você pode adicionar mais 5 dias, isso não significa que você vai levar mais 5 dias para fazer essa lista de materiais ou 5 dias para comprar, mas você terá uma data limite para que essa tarefa seja entregue. Pode acontecer antes? Pode! Mas o importante é que aconteça até aquela data. Porque é mais fácil ter um tempo regulamentar para a operação seguinte poder fazer as suas providências e também cumprir suas metas.
Estipule um tempo para cada fase que seja adequado para a pessoa cumprir cada etapa, já observando outra situação não estruturada que possa acontecer.
Dica 4 – Reavalie o prazo de entrega padrão
Cruze o prazo de entrega que você está acordando com os clientes com as 3 dicas anteriores e faça esse ajuste, não esquecendo de colocar uma margem de segurança no prazo de entrega, baseado nessas etapas e nesses tempos que foram estipulados.
Dica 5 – Estipule as datas limites de cada etapa para cada pedido
Para cada pedido e para cada lote pegamos a data de entrega, pegamos todas as nossas etapas e lançamos isso em um calendário, para se ter um controle melhor se elas estão acontecendo ou não.
Dica 6 – Divulgue as datas e cobre disciplina
Comunique essas datas para as pessoas que tenham que cumpri-las, pois com as datas pré definidas é importante aquelas pessoas que tenham envolvimento com a gerência estejam cientes sobre elas, porque se algum atraso acontecer será pequeno e no meio do processo permitindo juntar a equipe, combinar e ver quem pode ceder um prazo do seu período para compensar ou se tem que ser tomada alguma ação para garantir o prazo final.
